10 ways to manage your time when you can barely manage anything else |10 maneras de administrar tu tiempo cuando apenas puedes administrar cualquier otra cosa

I have to admit that even though I’m usually a mess in (most) aspects of my life, time management is one thing I feel like I’ve mastered. I think it has to do with my anxiety switched being flipped when there’s a possibility of being even 30 seconds late. I’m one of those people who believes that being early is being on time, being on time is being late, and if you’re about to be late, there’s no point in showing up at all. However, that kind of anxiety deserves a blog post all on its own. So without putting it off for much longer, here are 10 ways I’ve learned how to manage my time when I feel like I can’t manage anything else.

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Set up calendar alerts

Now I get that this can feel tedious after some time, but I can also tell you that it becomes routine. The second I set up an appointment, or I’m supposed to have a meeting, I put it straight into my Google calendar and my physical planner. We all have those days when we forget, so it’s better to plan ahead! I like having both so I can have a backup incase my phone runs out of battery or I forget my planner in a different bag. For the Google calendar, I like to set up a reminder for the day before and an hour before the appointment to keep me on track.

Check before saying yes!

Another great reason for putting things down in your calendar and planner is to always double check before saying yes to someone or something. Being double-booked sucks, and unfortunately, science hasn’t come up with a way for all of us to be in two places at once. Always check to make sure that you don’t already have something at the time suggested, or to make sure that you’ll have enough time to get from one place to the other. It sucks if you have too many plans back to back that can then make you late for the rest of your day.

Set that alarm for a little earlier

I found this to be super useful when my days started to become packed with blogging, work and other parts of my life. Getting up an hour earlier every day allowed me time to get things done that I may not have been able to before. I was able to go over my daily to-do list, check out what meetings I would have, what I needed to do for the blog and plenty of other things in between. This all went together nicely with actually being able to enjoy a cup of coffee at home instead of at my desk. It become more and more routine over time to get up earlier, you may even catch yourself getting up at the time without your alarm clock on the weekends! Or not, trust me, I love to sleep.

Make a to-do list

One thing I’m totally okay with admitting I’m a complete nerd about is making lists. I love lists. I love making lists for anything that could become a list. That’s why so many of my blog posts become listicles in the end. You could say I have a problem, but I’m okay with it. I think that lists help with time management because you’re able to see what you believe to be the priorities of your day. You know that you have to get these things done, or else you wouldn’t have written them down in the first place. So start making your lists and making shit happen!

Use your off-time to catch up on things

If you use public transport or have some down time during your day, utilize that time to get some other shit done. You can catch up on emails, call that friend you meant to call back two days ago, or whatever else you can get done in those extra minutes you have. It can help with getting things done faster, so you can enjoy other parts of your day.

It’s okay to say no

This is probably the one on this list I’ve struggled with the most, but it really does work. Sometimes there are things we know we don’t have time to do, but we say we’ll do them anyways. We then end up in positions where we either have to cancel or we want to curse whoever or whatever we have scheduled. Instead of ending up in these situations, it’s better to just say no in the first place. Your friend isn’t going to hate you forever if you can’t pick them up from the airport. It’s okay to say no.

Find out when you’re most productive

Finding your most productive time during the day is optimal when you really want to get things done and efficiently. If you know you have a massive report due, or you have something that you really need to focus on, you want to work on these things during your most productive time. You may find, like me, that you’re most productive in the morning. That means that you should schedule your most important, time-consuming or intense projects should be worked on first thing. Or you could find that you’re more productive later in the day. Whatever it is, schedule your shit accordingly.

Stick to the plan

Remember that to-do list we talked about? This is when it comes important. Sticking to your plan is key when trying to manage your time. You didn’t take all of that time the night before to write down this list and then not use it. Come on, you’re better than that. Stick to the plan you created for yourself and you should be good to go.

Don’t worry if it’s not perfect

As a former perfectionist, learning that things don’t have to be perfect is massively helpful. Listen, life can come up and mess with your plans, so if and when things get thrown out of whack, just remember that it’s okay. Not every day will have sunshine and rainbows. There will be days when you don’t get everything done. Just keep telling yourself that it’s alright.

Get your sleep on!

This girl loves to sleep. It’s so lovely and beneficial to your health. Getting enough sleep is important, especially if you have a lot going on the next day. No one wants to go through the day with desperately needing another cup of coffee or a nap. Make sure you get a good amount of sleep so you can take on the day and kick some ass!

10 Ways To Manage Your Time When You Can Barely Manage Anything Else // Alex Picerne

Tengo que admitir que aunque soy un desastre en (la mayoría) de los aspectos de mi vida, administrar mi tiempo es una de las cosas que creo que me he especializado. Creo que tiene que ver con mi interruptor interno de la ansiedad, que se enciende cuando prevé que voy a llegar 30 segundos tarde. Soy de esas personas que cree que llegar temprano es llegar en punto, llegar en punto es llegar tarde y si vas a llegar tarde, más vale ni aparecer siquiera. Por ello, este nivel de ansiedad merece su propia entrada en el blog. Así que sin mas preámbulos, aquí van 10 maneras en las que aprendí a manejar mi tiempo.

Configura alertas en tu calendario

Se que puede ser un poco aburrido al principio, pero con el tiempo se convertirá en una rutina. En el momento que programó una cita, o una reunión, lo pongo directamente en mi Google Calendar y en mi diario. Todos tenemos esos días en los que te puedes olvidar, así que es mejor planificar con antelación.  Me gusta tener apuntados en los dos sitios por si acaso el teléfono se le acaba la batería o cuando puse el diario en un bolso diferente.  Para el Google Calendar, me gusta activar un recordatorio el día anterior y otro una hora antes de la cita para estar preparada.

Comprueba antes de confirmar!

Una de las grandes razones para poner las cosas en el calendario es comprobar si estás disponibles antes de confirmar con alguien una cita. Solapar citas no mola, y desafortunadamente, la ciencia aún no ha dado con la solución para estar en dos sitios a la vez. Siempre comprueba que no tienes nada antes de confirmar una cita con alguien, o asegúrate de tener el tiempo suficiente de llegar hasta el lugar acordado. No mola cuando tienes un montón de citas y al final acabas llegando tarde a todas.

Pon la alarma un poquito más temprano

Encontré que hacer esto ha sido de gran utilidad cuando mis días empiezan con un montón de blogging, trabajo, y otras cosas que forman parte de mi vida. Levantarme una hora antes todos los días me permite tener cosas listas que antes no hubiese podido por falta de tiempo. Así puedo repasar mi lista de deberes para el día, ver las reuniones que tengo para hoy, que tengo que escribir para el blog y otras muchas cosas. Y todo sale perfecto mientras disfruto de una taza de café en casa en vez de en mi mesa en el trabajo. Levantarme temprano se ha convertido tanto en rutina que a veces te levantas a la misma hora los fines de semana sin necesidad de alarma. O puede que no, en serio, me encanta dormir.

Haz una lista de tareas

Una de las cosas de las que estoy totalmente cómodas es en ser una friki de las listas de tareas. Me encantan las listas. Me encanta  hacer listas de cosas que puedan ser una lista. Por eso muchas de mis entradas en el blog son listas de cosas. Puede que tenga un problema con ello, pero no me importa. Creo que las listas pueden ayudar a administrar tu tiempo mejor porque puedes ver cuales son tus prioridades del día. Sabes que tienes que terminar esas cosas primero sino no las bubieses puesto en primer lugar. Así que empieza a hacer listas y cumplelas!

Utiliza tu tiempo libre para ponerte al día

Si utilizas el transporte público o si tienes algún tiempo libre durante el día, utiliza parte de ese tiempo para ponerte al día. Ver emails, llamar a amigos que se supone que deberías de haberlos llamado dos días antes, o cualquier cosa que se te ocurra en los que puedes aprovechar esos minutos extra. Te puede ayudar a acabar las cosas más rápido, para poder disfrutar del resto del día.

Está bien decir no

Esta entrada es probablemente la que más me cuesta cumplir, pero realmente funciona. Algunas veces hay cosas que sabemos que no tenemos tiempo de hacer, pero qué decimos que las acabamos haciendo de todas formas. Así que acabamos en ciertas posiciones en las que igual tenemos que cancelar una cita o cagarnos en algo o en alguien quien programó esa cita en ese momento. Así que en vez de acabar en esas situaciones es mucho mejor decir no en primer lugar. Tus amigos no te van a odiar para siempre si no los puedes recoger en el aeropuerto. Está bien decir no.

Busca cuando eres más productivo

Encontrar en qué parte del día eres mas productivo puede ayudarte a realizar las tareas de una manera más eficiente. Si sabes que tienes que terminar ese informe, o algo en lo que tienes que concentrarte al máximo, igual prefieres trabajar en esas cosas durante esa parte del día cuando eres más productivo. Igual encuentras, al igual que yo, que eres más productivo durante la mañana. Eso significa que deberías de programar tu más importante, algo que te lleva más tiempo tu trabajo más intenso a primera hora de la mañana. O puede que seas más productivo por la noche. Cuando sea, ponte las pilas.

Seguir con el plan

Te acuerdas de la lista de tareas de antes? Aquí es cuando se vuelve importante. Seguir con el plan preestablecido es clave para administrar tu tiempo. No te habrás pasado todo la noche anterior haciendo la lista para luego no usarla. Venga mujer, tu eres mucho mejor que eso. Sigue con el plan acordado y todo debería de salir sobre ruedas.

No te preocupes si no es perfecto

Como ex-perfeccionista, aprender que las cosas no tienen que salir siempre perfectas es de gran ayuda. Escucha, la vida puede entorpecer tus planes, así que si las cosas no salen como te hubiese gustado no te preocupes. No todos los días va a brillar el sol y saldrá el arco iris. Habra días que en que no podrás terminar nada. Así que sigue diciéndote  a ti mismo que no pasa nada.

Duerme bien!

A esta chica le gusta mucho dormir. Es tan gustoso y beneficioso para la salud. Dormir tus buenas horas es importante, sobretodo si tienes mucho que hacer el día siguiente. A nadie le apetece pasar el día necesitando de otra taza de café o de una siesta que no puedes tomar. Así que asegúrate de dormir bien para ir con energía durante el día!

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